Секретарь

Семья Damla Danışmanlık предоставляет услуги в сфере управления человеческими ресурсами с 2000 года. За это время мы нашли множество сотрудников для работы в домах и офисах наших клиентов, и они остались довольны – мы тоже. Мы будем рады помочь вам с вашими потребностями в персонале, таким как водитель, помощник руководителя, секретарь, физиотерапевт, сиделка, уборщик.

Чтобы мы могли как можно быстрее познакомить вас с подходящими кандидатами, вам нужно указать, каким именно секретарем вы нуждаетесь. В нашем портфолио резюме есть множество профилей секретарей с различными характеристиками, и мы быстро сможем отобрать идеальных для вас.

Вам нужен секретарь, который будет отвечать на телефонные звонки и предоставлять услуги по обслуживанию ваших гостей? Хотите работать с секретарем, который знает иностранный язык? Должен ли ваш секретарь иметь знания в области бухгалтерии? Какой возрастной категории вы предпочли бы, чтобы ваш секретарь принадлежал? После того, как вы сообщите нам такие детали, мы немедленно начнем искать секретаря, соответствующего вашим критериям.

Кандидаты на должность секретаря в нашем портфолио могут предоставить рекомендации, образованы, заботятся о своем внешнем виде и одежде, имеют хорошую дикцию и коммуникативные навыки.

В интернете компании, предприятия и учреждения часто публикуют объявления о поиске секретаря. Секретарь – это тип сотрудника, который необходим для управления общими офисными задачами в компаниях любого размера.

Кто такой секретарь?

Секретарь – это офисный работник, который владеет вопросами коммуникации, переписки, архивирования, документооборота, организации встреч и приема и обслуживания посетителей.

Что делает секретарь?

Обязанности секретаря зависят от размера и потребностей компании, в которой он работает. В компаниях, где работают несколько секретарей, каждый из них может быть назначен на определенную задачу. Тем не менее, в целом есть темы и навыки, которыми должен владеть каждый секретарь.

*Устанавливает связь с соответствующими учреждениями и клиентами.

*Управляет перепиской.

*Отвечает на звонки, записывает сообщения.

*Записывает расходы и счета, если он также отвечает за бухгалтерию, проводит бухгалтерский учет.

*Принимает клиентов и посетителей, направляет их в нужные места, если им нужно подождать, обеспечивает их надлежащим образом.

*Назначает встречи.

*Готовит и обеспечивает выполнение ежедневного рабочего графика.

*Организует даты встреч и напоминает об этом соответствующим лицам.

*Выполняет архивные работы.

*При необходимости использует офисные автоматизированные системы.

*Ведет ежедневные отчеты о работе.

*Ведет инвентаризацию офисных материалов, отслеживает состояние запасов, обеспечивает своевременное приобретение необходимых материалов до их исчерпания.

*Обеспечивает порядок в рабочей среде.

*Делает заметки во время встреч.

*Организует планы поездок для руководителей.

*Внедряет новые процедуры и изменения в административной системе.

*Готовит, организует и представляет офисные документы, такие как переписка, черновики, заметки, отчеты и электронные письма, соответствующему руководителю.

Какими качествами должен обладать хороший секретарь?

*Должен уметь пользоваться офисными автоматизированными системами.

*Должен отлично владеть турецким языком как в устной, так и в письменной форме.

*Должен знать техники переписки, отчетности и архивирования.

*Должен знать правила протокола.

*Должен быть вежливым и дружелюбным к своим начальникам, коллегам, клиентам и посетителям.

*В рабочей среде всегда могут возникнуть стрессовые и напряженные ситуации, могут произойти неожиданные события. Чтобы справиться с такими ситуациями, он должен быть спокойным.

*Должен хорошо общаться с людьми.

*Должен быть хорошим слушателем.

*Когда возникает проблема в офисной среде, он должен искать решение спокойно, не впадая в панику и сохраняя вежливость.

*Должен создать стиль одежды, соответствующий принципам компании. Всегда должен быть чистым и ухоженным.

*Должен быть уверенным в себе, хорошо представлять свою компанию и личную позицию.

*Должен правильно координировать свою рабочую нагрузку и обязанности, уметь различать приоритетные и менее важные задачи.

*Должен хорошо использовать время и не упускать детали.

*Должен обладать навыками планирования. Особенно перед днями, когда ожидается высокая нагрузка, он должен заранее составить план на следующий день.

*Должен устанавливать хорошие отношения с коллегами.

*Не должен сплетничать на рабочем месте и рассказывать о происходящем на работе вне офиса.

На что обратить внимание при поиске секретаря?

Перед тем как разместить объявление о поиске "секретаря" или обратиться в агентство по управлению человеческими ресурсами с просьбой найти подходящего секретаря, вам следует составить полный список желаемых характеристик. Это первое, что нужно сделать, когда возникает необходимость в сотрудниках. Если вы заранее уделите немного времени на размышления, в вашем списке не будет пропущено ни одной важной детали, и вам не придется тратить время на собеседования с кандидатами, которые вам не подходят.

Вы должны обратить внимание на то, как одеты кандидаты, знают ли они, как правильно сидеть и вставать, говорят ли они четко. Это особенно важно, если ваш секретарь будет общаться с вашими клиентами и гостями.

Вы должны выяснить, знают ли кандидаты необходимые офисные программы и умеют ли пользоваться основным офисным оборудованием.

Если вы хотите, чтобы ваш секретарь также занимался бухгалтерией, вы должны убедиться, что он в этом разбирается.

Вы должны выяснить, будет ли кандидат регулярно соблюдать рабочие часы и сможет ли он при необходимости адаптироваться к гибкому графику.

Вы должны убедиться, что кандидаты подходят по физическим и психическим параметрам для выполняемой работы.

Секретарь, владеющий иностранным языком

Некоторые компании предпочитают кандидатов на должность секретаря, владеющего иностранным языком. Чаще всего ищут кандидатов, говорящих на английском языке, но также востребованы люди, владеющие такими языками, как русский, китайский, немецкий, французский.

Секретарь с высшим образованием

Вакансии для секретарей также могут быть доступны для выпускников средних школ. Однако некоторые компании предпочитают нанимать секретарей с высшим образованием в таких областях, как бизнес, бухгалтерия, офисное управление, компьютерные технологии.

Ассистент руководителя

Различия между секретарем и ассистентом руководителя иногда могут быть предметом обсуждения. Некоторые люди утверждают, что эти две профессии идентичны, но на самом деле это не так. Ассистент руководителя должен обладать дополнительными качествами, помимо выполнения задач, которые выполняет секретарь. Например, он должен знать несколько иностранных языков и уметь общаться с иностранными гостями руководителя, быстро готовить впечатляющие презентации для встреч, а также идеально представлять компанию на любых мероприятиях своим поведением, манерами и речью.

Хороший ассистент руководителя всегда должен быть элегантным и ухоженным. Он должен проявлять инициативу и уметь принимать решения вместо руководителя, когда это необходимо. Он должен напоминать руководителю обо всем, от собеседований и встреч до юбилеев и других особых дней. Он должен облегчать выполнение задач, на которые у руководителя нет времени или на которые он не может сосредоточиться.

Особенно высокопрофильные руководители крупных компаний предпочитают работать с ассистентами руководителя, которые имеют образование в области бухгалтерии, связей с общественностью, а иногда и психологии. Ассистент руководителя – это работа с высокой ответственностью и стрессом. Эффективность и успех руководителя связаны с эффективностью его ассистента.

Поиск секретаря / ассистента руководителя с Damla Danışmanlık

Как компания с 25-летним уважаемым опытом в сфере управления человеческими ресурсами, мы рады помочь вам найти наиболее подходящих кандидатов для ваших потребностей в офисном персонале.

Если вы ищете ассистента руководителя или секретаря, пожалуйста, свяжитесь с нами и объясните, какие характеристики вы хотите видеть у искомого сотрудника. Какие офисные программы он должен знать? Какой иностранный язык он должен знать, если это необходимо? Какой возрастной диапазон вы предпочли бы? Если вы проинформируете нас по этим и подобным вопросам, мы в кратчайшие сроки найдем кандидата, соответствующего вашим критериям, и организуем встречу для обсуждения.