Secrétaire

En tant que famille de Damla Danışmanlık, nous fournissons des services dans le secteur des ressources humaines depuis 2000. Au cours de cette période, nous avons trouvé de nombreux employés pour travailler dans les maisons et bureaux de nos clients, et ils ont été satisfaits – nous aussi. Nous serions ravis de vous aider avec vos besoins en personnel, tels que chauffeur, assistant de direction, secrétaire, physiothérapeute, aide-soignant, agent d'entretien.

Pour que nous puissions vous présenter rapidement des candidats appropriés, vous devez indiquer quel type de secrétaire vous recherchez. Dans notre portefeuille de CV, il existe de nombreux profils de secrétaires avec différentes caractéristiques, et nous pourrons rapidement identifier ceux qui sont idéaux pour vous.

Avez-vous besoin d'un secrétaire qui répondra aux appels téléphoniques et servira des rafraîchissements à vos invités ? Souhaitez-vous travailler avec un secrétaire qui parle une langue étrangère ? Votre secrétaire doit-il avoir des connaissances en comptabilité ? Quelle tranche d'âge préférez-vous pour votre secrétaire ? Après que vous nous ayez communiqué ces détails, nous commencerons immédiatement à chercher un secrétaire qui correspond à vos critères.

Les candidats secrétaires dans notre portefeuille peuvent fournir des références, sont éduqués, prennent soin de leur apparence et de leur habillement, ont une bonne diction et des compétences en communication.

Sur Internet, les entreprises, les établissements et les institutions publient souvent des annonces « Secrétaire recherché ». Le secrétaire est un type d'employé dont ont besoin les entreprises de toutes tailles pour gérer les tâches de bureau générales.

Qui est un secrétaire ?

Le secrétaire est un employé de bureau qui maîtrise les questions de communication, de correspondance, d'archivage, de gestion des documents, d'organisation de réunions et d'accueil et de prise en charge des visiteurs.

Que fait un secrétaire ?

Les tâches d'un secrétaire varient en fonction de la taille et des besoins de l'entreprise dans laquelle il travaille. Dans les entreprises où plusieurs secrétaires travaillent, chacun peut être affecté à une tâche spécifique. Cependant, en général, il existe des sujets et des compétences que chaque secrétaire doit maîtriser.

*Établit des liens avec les organismes et clients concernés.

*Gère la correspondance.

*Répond aux appels, prend des messages.

*Enregistre les dépenses et les factures, et si le secrétaire est également responsable de la comptabilité, il effectue la comptabilité.

*Accueille les clients et les visiteurs, les dirige vers les endroits appropriés, et si nécessaire, s'assure qu'ils sont accueillis de manière appropriée.

*Organise les rendez-vous.

*Prépare et assure l'exécution du programme de travail quotidien.

*Organise les dates de réunion et rappelle aux personnes concernées.

*Effectue des tâches d'archivage.

*Utilise les systèmes d'automatisation de bureau si nécessaire.

*Tient des rapports de travail quotidiens.

*Gère l'inventaire des fournitures de bureau, suit l'état des stocks, et s'assure que les fournitures nécessaires sont acquises avant qu'elles ne soient épuisées.

*Assure l'ordre dans l'environnement de travail.

*Prend des notes lors des réunions.

*Organise les plans de voyage des dirigeants.

*Met en œuvre de nouvelles procédures et des changements dans le système administratif.

*Prépare, organise et présente des documents de bureau tels que correspondance, brouillons, notes, rapports et e-mails au responsable concerné.

Quelles qualités doit avoir un bon secrétaire ?

*Doit savoir utiliser les systèmes d'automatisation de bureau.

*Doit maîtriser le turc à l'oral et à l'écrit.

*Doit connaître les techniques de correspondance, de reporting et d'archivage.

*Doit connaître les règles de protocole.

*Doit être poli et souriant envers ses supérieurs, collègues, clients et visiteurs.

*Il peut toujours y avoir des situations stressantes et tendues dans un lieu de travail, des événements inattendus peuvent se produire. Pour faire face à de telles situations, il doit rester calme.

*Doit avoir de bonnes compétences en communication avec les gens.

*Doit être un bon auditeur.

*Lorsqu'un problème survient dans l'environnement de bureau, il doit chercher une solution calmement, sans paniquer et en gardant sa politesse.

*Doit créer un style vestimentaire conforme aux principes de l'entreprise. Doit toujours être propre et soigné.

*Doit avoir confiance en soi, représenter au mieux son entreprise et sa position personnelle.

*Doit coordonner correctement sa charge de travail et ses tâches, et être capable de distinguer les tâches prioritaires de celles qui peuvent être reportées.

*Doit bien gérer son temps et ne pas manquer de détails.

*Doit avoir des compétences en planification. En particulier, avant les jours de travail où une charge de travail élevée est attendue, il doit préparer le plan du lendemain un jour à l'avance.

*Doit établir de bonnes relations avec ses collègues.

*Ne doit pas faire de commérages sur le lieu de travail et ne doit pas raconter ce qui se passe au travail à l'extérieur.

À quoi faire attention lors de la recherche d'un secrétaire ?

Avant de publier une annonce « Je cherche un secrétaire » ou de contacter une agence de ressources humaines pour demander un secrétaire correspondant à vos besoins, vous devez établir une liste complète des caractéristiques souhaitées. C'est la première chose à faire lorsqu'il y a un besoin de personnel. Si vous prenez un peu de temps pour réfléchir à ce sujet à l'avance, votre liste ne manquera pas d'éléments importants, et vous n'aurez pas à perdre de temps à rencontrer des candidats qui ne vous conviennent pas.

Vous devez faire attention à la façon dont les candidats s'habillent, s'ils savent comment s'asseoir et se lever, s'ils parlent clairement. Cela est particulièrement important si votre secrétaire sera en contact avec vos clients et invités.

Vous devez interroger les candidats sur leur connaissance des programmes de bureau nécessaires et leur capacité à utiliser l'équipement de bureau de base.

Si vous souhaitez que votre secrétaire s'occupe également des tâches comptables, vous devez vous assurer qu'il a des connaissances dans ce domaine.

Vous devez vous renseigner sur la régularité des candidats par rapport aux heures de travail et s'ils peuvent s'adapter à des horaires de travail flexibles si nécessaire.

Vous devez vous assurer que les candidats sont adaptés à leur travail sur le plan physique et mental.

Secrétaire parlant une langue étrangère

Certaines entreprises préfèrent des candidats secrétaires parlant une langue étrangère. On recherche principalement des candidats parlant anglais, mais des personnes parlant également des langues comme le russe, le chinois, l'allemand et le français sont également demandées.

Secrétaire diplômé de l'université

Les diplômés de l'école secondaire peuvent également trouver de nombreux emplois parmi les annonces de secrétaires. Cependant, certaines entreprises préfèrent embaucher des secrétaires diplômés de l'université dans des domaines tels que le commerce, la comptabilité, la gestion de bureau, l'informatique.

Assistant de direction

Les différences entre un secrétaire et un assistant de direction peuvent parfois être sujettes à discussion. Certaines personnes affirment que ces deux métiers sont identiques, mais en réalité, ce n'est pas le cas. Un assistant de direction doit posséder des qualités supplémentaires en plus des tâches effectuées par un secrétaire. Par exemple, il doit parler plusieurs langues étrangères et être capable de communiquer avec les invités étrangers du directeur, préparer rapidement des présentations impressionnantes pour les réunions, et représenter parfaitement l'entreprise lors de tout événement par son comportement, ses manières et son discours.

Un bon assistant de direction doit toujours être élégant et soigné. Il doit faire preuve d'initiative et être capable de prendre des décisions à la place du directeur lorsque cela est nécessaire. Il doit rappeler au directeur tout, des entretiens et réunions aux anniversaires et autres jours spéciaux. Il doit faciliter les tâches que le directeur n'a pas le temps d'accomplir ou sur lesquelles il ne peut pas se concentrer.

Les dirigeants de grandes entreprises préfèrent souvent travailler avec des assistants de direction qui ont été formés dans des domaines tels que la comptabilité, les relations publiques, voire parfois la psychologie. Le poste d'assistant de direction est une fonction à haute responsabilité et stressante. La performance et le succès du directeur sont liés à la performance de son assistant.

Trouver un secrétaire / assistant de direction avec Damla Danışmanlık

En tant qu'entreprise ayant 25 ans d'expérience respectée dans le secteur des ressources humaines, nous serions ravis de vous aider à identifier et à rencontrer les candidats les plus appropriés pour vos besoins en personnel de bureau.

Si vous recherchez un assistant de direction ou un secrétaire, veuillez nous contacter et expliquer quelles caractéristiques vous souhaitez pour le candidat recherché. Quelles programmes de bureau doit-il connaître ? Quelle langue étrangère doit-il parler, si nécessaire ? Quelle tranche d'âge préférez-vous ? Si vous nous informez sur ces sujets et d'autres similaires, nous trouverons rapidement un candidat correspondant à vos critères et organiserons une rencontre pour discuter.

Un bon secrétaire doit être discipliné, organisé, avoir de bonnes compétences en communication, être capable de résoudre des problèmes et accorder de l'importance à la confidentialité. De plus, la gestion du temps et la capacité à utiliser des logiciels de bureau sont également des critères importants.

Gérer le trafic téléphonique et par e-mail, organiser des rendez-vous, effectuer le classement et le suivi des documents, organiser des réunions et assister le directeur sont parmi les principales tâches d'un secrétaire.

Il faut évaluer l'expérience, les compétences organisationnelles, le comportement professionnel et les capacités de communication. De plus, la connaissance de l'informatique et la capacité à prendre des décisions appropriées en cas de crise doivent également être prises en compte.

Les heures de travail peuvent être déterminées comme à temps plein ou à temps partiel en fonction des besoins de l'entreprise. Les heures de travail et les situations de travail supplémentaire doivent être clarifiées dans le contrat de travail.

Il doit être capable d'utiliser efficacement les principaux programmes de bureau, les systèmes de messagerie électronique et les outils de gestion de réunions. Il est également attendu qu'il ait des connaissances suffisantes en matière de reporting et de gestion des données.

Pour les entreprises travaillant avec des clients internationaux, la connaissance d'une langue étrangère est un atout. L'anglais, ainsi qu'une deuxième langue, peuvent faciliter la communication.

Les secrétaires sont nécessaires dans des secteurs tels que la gestion, la santé, le droit, l'éducation, la finance et le conseil. La description du poste peut varier en fonction du domaine d'activité.

La gestion du temps, les compétences organisationnelles, la communication écrite et orale, la capacité à résoudre des problèmes et le principe de confidentialité sont parmi les compétences les plus importantes.

Le secrétaire est un poste important qui facilite le travail du directeur, maintient l'ordre dans l'entreprise et gère le flux d'informations. Un secrétaire efficace accélère les processus commerciaux et augmente la productivité.

Les heures de travail, le salaire, les droits aux congés et les responsabilités doivent être définis par écrit. Le contrat formalise la relation de travail, protégeant les droits des deux parties.