İş Hayatında İletişimin Önemi

Alanınızda çok tecrübeli ve yetkin biri, hatta bir uzman da olsanız; insanlarla etkin iletişim kurmakta iyi değilseniz, iş başarınız bir yönden eksik kalacaktır. Bilgiyi ve tecrübeyi net ve anlaşılır bir ifadeyle, nezaketle ifade edebilen; karşısındakiyle olumlu bir diyalog kurabilen kişi, iş hayatında iletişim becerisi eksik olan birinin her zaman önünde olur. Para kazanmak, iş geliştirmek, iş almak, ürün tanıtmak, çevre genişletmek gibi şeylerle ilgisi olmayan günlük bir konuşmada bile, bize bir şeyler anlatan kişinin güzel bir sohbeti olması, dinlemeyi ne kadar keyifli hale getirir, değil mi? Böyle bir insanı sıklıkla görmek, sıklıkla dinlemek isteriz. Ama çevremizdeki herkesin böyle bir anlatma yeteneği yoktur.

İyi bir iletişim kurabilen kişiler, günlük hayatta bile bu kadar fark ediliyor ve aranıyorsa, iş hayatında özellikle dikkat çekmemeleri ve daha başarılı olmamaları mümkün müdür? Profesyonel iletişim, sadece sözlü ifadelerden ibaret değildir; beden dili, ses tonu, e-posta yazışmaları ve hatta bir telefon görüşmesi bile iletişim becerinizin bir yansımasıdır.

Telefonla İletişimde Profesyonelliğin Kuralları

Telefonu açtığınız zaman kullanacağınız hitap cümlesi, profesyonel hayatta uyandıracağınız ilk izlenim açısından son derece önemlidir. 'Alo' sözcüğü, hiçbir anlamı olmayan bir sözcüktür ve sizin bir profesyonel olduğunuz izlenimini uyandırmaz. 'Efendim' hitabı, normalde ast tarafından üste karşı kullanılır ve özel şirketlerde telefon açarken kullanılması pek doğru değildir.

'Buyurun' kelimesi, 'Buyurmak, emretmek' ifadeleriyle ilişkilidir; bu kelimeyi kullandığınız zaman bazı kişiler 'Estağfurullah, ricam olur.' diyebilirler. İşle ilgili telefon görüşmeleri için en uygun giriş sözcükleri 'İyi günler, merhaba, günaydın, iyi akşamlar' gibi ifadelerdir.

İş yaşamında selamlama ve kendini tanıtma, uygun bir şekilde yapılması gereken çok önemli bir unsurdur. Görüştüğünüz kişi müşteri de, misafir de olsa; eğer kendisini tanıtmıyorsanız, 'İyi günler' dedikten sonra isminizi ve çalıştığınız bölümü veya unvanınızı söylemeniz gerekir. Telefonda görüşüyorsanız firmanızı da belirtmelisiniz, fakat şirketin telefonları bir robot operatör tarafından açılıyorsa şirket ismi zaten belirtileceğinden buna gerek yoktur. Bu basit ama etkili kurallar, karşı tarafta güven ve ciddiyet algısı yaratır.

Sözlü İletişimde Etkili Olmanın Yolları

Yaptığınız iş ne olursa olsun, doğru iletişim kurabilirseniz daha çok beğenilir ve daha başarılı sonuçlar alırsınız. Bir mağazada satış elemanı olarak çalıştığınızı varsayalım. Müşteriye "Size yardımcı olabilir miyim?" dediğiniz zaman genellikle "Hayır, sadece bakıyorum, gerek yok" gibi bir cevap alırsınız ve konu kapanır. Oysa "Size nasıl yardımcı olabilirim?" derseniz, daha uzun ve açıklayıcı bir cevap alabilirsiniz. Bu küçük kelime farkı, müşteriye doğrudan bir soru sormak yerine, ona bir sorununa çözüm aradığınızı hissettirir.

Etkili sözlü iletişim için bazı temel prensipler bulunur:

• Aktif Dinleme: Sadece duymak değil, gerçekten dinlemek, karşınızdakinin ne hissettiğini ve ne söylemek istediğini anlamaktır. Karşınızdaki konuşurken dikkatinizi dağıtmayın, göz teması kurun ve anladığınızı gösteren küçük onaylama işaretleri verin.

• Açık ve Net Konuşma: Karmaşık cümlelerden ve anlaşılması zor jargondan kaçının. Konuşmanızı sade tutun ve vermek istediğiniz mesajı doğrudan iletin.

• Empati Kurma: Karşınızdakinin bakış açısını anlamaya çalışın. Bu, sadece problemleri çözmenize değil, aynı zamanda daha sağlam ve güvene dayalı ilişkiler kurmanıza da yardımcı olur.

İş Yerinde İletişim Becerisi ve Yükselme

Teşekkür etmek, 'Lütfen' kelimesini esirgememek, bir şeyi bilmediğinizi ifade etmekten çekinmemek, dinlediğinizi ve duyduğunuzu belli etmek, yargılamamak, karşınızdakine onun görüşlerine önem verdiğinizi göstermek, insanlara zor bir durumda kaldıkları zaman onlara destek olacağınızı belli etmek; bunlar size iş yaşamında çok şey kazandırır.

Bir işyerinde çalışanların iletişim yeteneği olan kişiler olması, o işyerindeki başarı oranını her yönden etkiler. Bu özelliğe sahip olan insanların kendi aralarındaki koordinasyonu iyi olacaktır, bu da şirkette işlerin daha hızlı yürümesini sağlar. Öte yandan şirketin, ağırlanması gereken misafirler ve kazanılması gereken müşteriler nezdindeki itibarı da artar.

Yazılı İletişimde Profesyonelliğin Önemi

Günümüzde e-posta, anlık mesajlaşma uygulamaları ve çeşitli online platformlar aracılığıyla kurulan yazılı iletişim, iş hayatında etkin iletişimin en önemli parçalarından biri haline gelmiştir. Yazılı iletişimde dikkat edilmesi gerekenler:

• Profesyonel Bir Dil: Yazışmalarınızda resmi ve profesyonel bir dil kullanın. Kısaltmalardan ve emojilerden kaçının.

• Kısa ve Öz Olmak: Mesajınızı mümkün olduğunca kısa ve anlaşılır tutun. Kiminle konuştuğunuzu ve ne istediğinizi net bir şekilde belirtin.

• Doğru Tonu Yakalamak: E-postalarınızda ve mesajlarınızda nazik ve saygılı bir dil kullanın. Ses tonunuzu belirlemek için, mesajınızı yüksek sesle okuyarak nasıl duyulduğunu değerlendirebilirsiniz.

İletişim Hataları ve Bunların Sonuçları

İş hayatında yapılan iletişim hataları, sadece bireysel kariyerinize değil, aynı zamanda şirketinizin genel başarısına da zarar verebilir. Bu hataların başında, yanlış anlaşılmalar, eksik bilgi aktarımı ve dedikodu gelir. Yanlış anlaşılan bir talimat, büyük bir proje hatasına yol açabilir. Eksik bilgi, ekibin hedeften sapmasına neden olabilir. Dedikodu ise, işyerindeki güven ortamını zedeler ve çalışanlar arasında gerginliğe sebep olur.

Yöneticiler, bu hataları önlemek için açık iletişim kanalları oluşturmalı, geri bildirimi teşvik etmeli ve çalışanların birbirleriyle açıkça konuşabilecekleri bir ortam yaratmalıdır.

İletişimin Şirket Kültürüne Etkisi

Etkili iş iletişimi, bir şirketin kültürünü doğrudan şekillendirir. Şeffaf ve açık iletişime sahip şirketlerde çalışanlar, kendilerini daha değerli hisseder, motivasyonları artar ve şirket hedeflerine daha bağlı olurlar. İletişim, bir nevi kurumun kan dolaşımı gibidir; doğru ve hızlı aktığı sürece, tüm sistem sağlıklı bir şekilde çalışmaya devam eder.

İş hayatında başarılı olmak, sadece teknik bilgiye ve tecrübeye sahip olmakla değil, aynı zamanda bu bilgiyi diğer insanlarla etkili bir şekilde paylaşabilmekle mümkündür. Etkin iletişim, bir köprü görevi görür; çalışanlar, yöneticiler, müşteriler ve paydaşlar arasında bağ kurar. Bu köprü ne kadar sağlam olursa, işbirliği, verimlilik ve inovasyon da o kadar artar.