İşteki Verimliliğinizi Arttıracak 7 İpucu

İşinizi ne kadar seviyor olursanız olun, çeşitli sebeplerden dolayı verimliliğinizin yeterli düzeye çıkmadığı veya potansiyelinizi tam anlamıyla gerçekleştiremediğinizi düşündüğünüz zamanlar olabilir. Bu çok insani bir durum olmakla birlikte, üzerinde durulmazsa yapmanız gereken işlerin yığınlar halinde birikmesine, stres seviyenizin yükselmesine, karşınıza çıkan yükselme olanaklarını kaçırmanıza ve en kötü ihtimalle işinizden ayrılmak zorunda kalmanıza neden olabilir. İş yerinde verimliliği artırmak için sizin yapabileceğiniz en doğru şey, "daha fazla değil, daha verimli çalışma" felsefesini benimsemektir. Peki, son yıllarda herkesin dilinde olan bu yaklaşımı iş hayatınıza nasıl yansıtabilirsiniz? İşte verimliliğinizi artıracak ve çalışma hayatınızı kökten değiştirecek 7 etkili ipucu.

1. Belli İşlere Harcadığınız Zamanı Ölçün ve Sınırlandırın.

Siz hangi işe ne kadar zaman harcadığınızın son derece farkında olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak emin olun ki zamanın kontrolünü elinde tuttuğunu düşünen tek kişi siz değilsiniz. Yapılan araştırmalar, çalışanların ancak %17'sinin belli görevlere ayırdıkları zaman konusunda isabetli tahminlerde bulunabildiklerini ortaya koyuyor. Çoğu zaman, basit bir işin tamamlanması için harcadığımız süreyi hafife alır, daha karmaşık işler için ise gereğinden fazla zaman ayırırız.

Bu sorunu aşmak için akıllı telefonunuza veya iş bilgisayarınıza bir kronometre uygulaması indirerek ana ve yan görevlere harcadığınız zamanı tam anlamıyla ölçmek, verimsizlik yaratan noktaları tespit etmenize yardımcı olacaktır. Eğer kimi işlere gereğinden fazla zaman harcadığınızı fark ederseniz, belli bir teslim süresi olmayan işleri bitirmek için dahi makul süreler ve zaman aralıkları belirleyerek iş yükünüzü dengeli bir biçimde dağıtabilirsiniz. Örneğin, e-postaları kontrol etmek için günde sadece iki kez, her seferinde 15 dakika ayırabilirsiniz.

2. Düzenli ve Yeterli Mola Verin.

Gün boyunca durmak bilmeden çalışmak beyninizi yorar, bilişsel fonksiyonlarınızın yavaşlamasına ve verimliliğinizin düşmesine neden olur. İş verimliliğini artırmak için düzenli olarak ve yeterli ölçüde mola verdiğinizden emin olun. Unutmayın, beynimiz sürekli yüksek performansta çalışmak için tasarlanmamıştır. Kısa molalar, beynin kendini yenilemesine ve odaklanma yeteneğini geri kazanmasına olanak tanır.

Bunaldığınızı hissettiğiniz anlarda vereceğiniz 5 dakikalık kısa bir mola veya ofis içinde yapacağınız ufak bir yürüyüş bile saatlerdir üzerinde çalıştığınız problemin çözümünü bulmanıza yardımcı olabilir. Ancak özellikle bilgisayar başında çalışıyorsanız molalarınızda sosyal medya hesaplarınızı kontrol etmek veya internette gezinmek yerine aklınızı işten uzaklaştıracak seçeneklere yönelmenizde fayda olacaktır. Biraz temiz hava almak, gözlerinizi dinlendirmek, hayal kurmak veya bir meslektaşınızla kısa bir sohbet etmek, beyninizi sıfırlamak için çok daha etkili yöntemlerdir.

3. İki Dakika Kuralını Uygulayın.

İki dakika kuralı, ünlü girişimci Steve Olanski tarafından işte daha verimli olmak isteyenler için geliştirilmiş, oldukça basit ama etkili bir uygulamadır. Kurala göre, eğer önünüze gelen bir görevin iki dakikadan daha az sürede tamamlanacağını düşünüyorsanız, onu hiç beklemeden, elinize geçtiği anda tamamlamanız gerekir.

Bu basit kural, biriken küçük iş yığınlarının önüne geçmenizi sağlar. ABD'de yapılan bir verimlilik ve performans araştırması, bu tarz küçük çaplı işlerin ertelendiklerinde, hemen yerine getirilmelerine nazaran daha fazla zaman aldıklarını kanıtlamıştır. Küçük işleri ertelemek, zihinde bir yük oluşturur ve o işi sürekli düşünmenize neden olarak asıl önemli görevlere odaklanmanızı zorlaştırır. Bu kuralı uygulayarak, hem iş listenizi hızla boşaltır hem de o işlerin oluşturduğu zihinsel yükten kurtulursunuz.

4. Aynı Anda Birden Fazla İşle Uğraşmayın (Multitasking'ten Kaçının).

Multitasking olarak da adlandırılan aynı anda birden fazla iş üzerinde çalışma durumu, hala bazı işveren ve yöneticiler tarafından teşvik edilse de uzman psikologlar bunun zaman kaybı yaratan ve verimliliği düşüren bir uygulama olduğu konusunda birleşiyorlar. Birçok araştırmaya göre, insanlar aynı anda birden fazla işe odaklanamazlar; bunun yerine, dikkatlerini hızla bir işten diğerine kaydırırlar. Bu geçişler sırasında beynin enerjisi ve dikkati bölünür, bu da hem hata yapma olasılığını artırır hem de her bir işin tamamlanma süresini uzatır.

İş yerinde performansınızı en yüksek seviyede tutmak için görevlerinizi öncelik sırasına koymayı ve belli bir zaman zarfında yalnızca tek bir işe odaklanmayı tercih edebilirsiniz. Günlük veya haftalık olarak bir görev listesi oluşturmak ve bu listedeki işleri sırayla tamamlamak, çoklu görevin getirdiği stresi ve verimsizliği ortadan kaldırır.

5. Yolda Geçirdiğiniz Zamanı Değerlendirin.

İşe giderken aracınızda, serviste veya toplu taşımada geçirdiğiniz zamanı verimli bir şekilde kullanmak, gününüzü planlamak için harika bir fırsattır. Sabahları işe başlamadan önce yapılacaklar listenizi zihinsel olarak gözden geçirmek, o gün hangi işlerinizin acil veya öncelikli olduğuna karar vermek, işe başladığınızda kendinizi çok daha rahat hissetmenize neden olacaktır.

Bu süreci daha da verimli hale getirmek için sesli kitaplar, podcast'ler veya sektörel haberleri dinleyerek kendinizi güncel tutabilirsiniz. Ayrıca, hemen cevaplanabilecek basit e-postaları halletmek veya toplantı notlarınızı gözden geçirmek de yolda yapabileceklerinizden yalnızca birkaçı. Bu küçük adımlar, güne bir adım önde başlamanızı sağlar.

6. Tüm Bildirimleri Kapatın.

Çalışırken telefonunuza veya bilgisayarınıza WhatsApp, Facebook, Instagram gibi uygulamalardan gelen bildirimler, onlara hemen cevap vermeseniz bile, dikkatinizi dağıtarak verimliliğinizi düşürebilir. Her bir bildirim sesi veya görsel uyarısı, beyninizi asıl işinizden uzaklaştırarak odaklanmanızı bozar. Bu durum, bir işe yeniden tam olarak odaklanmak için ekstra zaman ve enerji harcamanıza neden olur.

Bundan kaçınmak için iş yerinde yalnızca şirket içi e-postalar için kullandığınız uygulamaların bildirimlerini açık bırakın. Diğer tüm sosyal medya ve anlık mesajlaşma uygulamalarının bildirimlerini kapatın. Mümkünse telefonunuzu sessize alın ve masanızdan uzağa koyun. Bu basit ama etkili yöntem, kesintisiz bir çalışma akışı yaratmanıza yardımcı olacaktır.

7. 90 Dakikalık Döngüler Halinde Çalışın.

Florida Devlet Üniversitesi'nde yapılan bir araştırmada, ara vermeden en fazla 90 dakika çalışan sporcuların, müzisyenlerin, satranç oyuncularının ve daha birçok iş kolundan insanın, tek seferde 90 dakikadan fazla çalışanlara göre daha verimli oldukları ortaya çıkmıştır. Bu, insan beyninin yüksek konsantrasyon gerektiren işlerde 90 dakika civarında en verimli şekilde çalıştığını gösteriyor.

İş yerinde verimliliği artırmak için işe başladığınızda telefonunuzun alarmını bir buçuk saat sonraya kurun ve bu süre bittiğinde kendinizi elinizdeki göreve ne kadar kaptırmış olursanız olun kalkıp kısa bir mola verin. Bu mola, beyninizin dinlenmesini ve bir sonraki 90 dakikalık döngüye hazırlanmasını sağlayacaktır. Bu döngüleri düzenli olarak uygulamak, gün boyunca enerjinizi ve odağınızı korumanıza yardımcı olur. Bu yaklaşımla, tüm gün boyunca tükenmek yerine, düzenli aralıklarla en yüksek performansınızı sergileyebilirsiniz.