سكرتير
كعائلة داملا للاستشارات، نقدم خدماتنا في قطاع الموارد البشرية منذ عام 2000. خلال هذه الفترة، وجدنا العديد من الموظفين لعملائنا للعمل في منازلهم وأماكن عملهم، وكانوا راضين - كنا راضين. سنكون سعداء لمساعدتك في احتياجاتك من الموظفين مثل السائق، مساعد المدير التنفيذي، سكرتير، أخصائي العلاج الطبيعي، مربية، وموظف تنظيف.
لكي نقدم لك مرشحين مناسبين في أقرب وقت ممكن، تحتاج إلى تحديد نوع السكرتير الذي تحتاجه. لدينا العديد من ملفات السكرتير ذات الخصائص المختلفة في محفظة السيرة الذاتية لدينا، ولن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لمسح هذه الملفات وتحديد المثالي منها لك.
هل تحتاج إلى سكرتير يجيب على الهواتف ويقدم الضيافة لك ولضيوفك؟ هل ترغب في العمل مع سكرتير يتحدث لغة أجنبية؟ هل يجب أن يكون لدى سكرتيرك أيضًا معرفة بالمحاسبة الأساسية؟ ما هي الفئة العمرية التي تفضلها لسكرتيرك؟ بعد أن تخبرنا بمثل هذه التفاصيل، سنبدأ على الفور في العثور على سكرتير يتناسب مع معاييرك دون إضاعة أي وقت.
المرشحون السكرتير في محفظة السيرة الذاتية لدينا هم أفراد يمكنهم تقديم مراجع، متعلمين، يهتمون بمظهرهم وملابسهم، لديهم نطق جيد، ويمتلكون مهارات التواصل.
على الإنترنت، تقوم الشركات والأعمال والمؤسسات بشكل متكرر بنشر إعلانات تفيد "يتم البحث عن سكرتير". السكرتير هو نوع من الموظفين الذي تحتاجه كل مكان عمل من جميع الأحجام، حيث يدير المهام العامة للمكتب.
من هو السكرتير؟
السكرتير هو موظف مكتبي يتمتع بالكفاءة في التواصل والمراسلات والأرشفة والأعمال الكتابية وتنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار واستضافتهم.
ماذا يفعل السكرتير؟
تختلف مهام السكرتير حسب حجم واحتياجات مكان العمل. في الشركات التي تضم عدة سكرتيرات، يمكن توجيه كل سكرتير إلى مهمة معينة. ومع ذلك، هناك مواضيع عامة ومهارات يجب أن يكون كل سكرتير على دراية بها.
*يؤسس اتصالات مع المنظمات والعملاء المعنيين.
*يدير المراسلات.
*يجيب على المكالمات ويأخذ الرسائل.
*يسجل النفقات والفواتير، وإذا كان مسؤولاً عن المحاسبة، يقوم بمعالجتها.
*يستقبل العملاء والزوار، ويوجههم إلى الأماكن اللازمة، ويضمن استضافتهم بشكل مناسب إذا كانوا بحاجة إلى الانتظار.
*يحدد المواعيد.
*يعد برنامج العمل اليومي ويضمن تنفيذه.
*ينظم تواريخ الاجتماعات ويذكر الأشخاص المعنيين.
*يتولى مهام الأرشفة.
*يستخدم أنظمة الأتمتة المكتبية عند الحاجة.
*يحافظ على تقارير العمل اليومية.
*يحافظ على جرد المواد المكتبية، ويتتبع حالة المخزون، ويضمن توفير المواد المطلوبة بشكل مستمر قبل نفادها.
*يضمن أن يكون بيئة العمل مرتبة.
*يأخذ ملاحظات خلال الاجتماعات.
*ينظم خطط سفر المديرين.
*يطبق الإجراءات الجديدة والتغييرات في النظام الإداري.
*يعد وينظم ويقدم الوثائق المكتبية مثل المراسلات والمسودات والملاحظات والتقارير والبريد الإلكتروني إلى المدير المعني.
ما هي الصفات التي يجب أن يمتلكها السكرتير الجيد؟
*يجب أن يعرف كيفية استخدام أنظمة الأتمتة المكتبية.
*يجب أن يكون بارعًا جدًا في استخدام اللغة التركية في كل من الأشكال المنطوقة والمكتوبة.
*يجب أن يعرف تقنيات المراسلات والتقارير والأرشفة.
*يجب أن يكون على دراية بقواعد البروتوكول.
*يجب أن يكون لطيفًا وودودًا تجاه الرؤساء وزملاء العمل والعملاء والزوار في مكان العمل.
*يمكن أن تكون هناك دائمًا حالات تؤدي إلى التوتر والقلق في مكان العمل، وقد تحدث أحداث غير متوقعة. للتعامل مع مثل هذه الحالات، يجب أن يبقى هادئًا.
*يجب أن تكون لديه مهارات تواصل جيدة مع الناس.
*يجب أن يكون مستمعًا جيدًا.
*يجب أن يسعى لإيجاد حلول بهدوء دون الذعر أو فقدان اللطف عندما تنشأ مشكلة في بيئة المكتب.
*يجب أن ينشئ أسلوب ملابس يتناسب مع مبادئ مكان العمل. يجب أن يكون دائمًا نظيفًا ومهتمًا بمظهره.
*يجب أن يكون لديه ثقة بالنفس ويمثل الشركة وموقعه الشخصي بأفضل طريقة.
*يجب أن ينسق عبء العمل والمهام بشكل صحيح، مميزًا بين الأولويات والمهام الأقل أهمية.
*يجب أن يكون شخصًا يستخدم الوقت بشكل جيد ولا يغفل التفاصيل.
*يجب أن يمتلك مهارات التخطيط. خاصة قبل أيام العمل المزدحمة، يجب أن يخطط لجدول اليوم التالي قبل يوم واحد.
*يجب أن يقيم علاقات محترمة وجيدة مع الزملاء.
*يجب ألا يتحدث في مكان العمل، ويجب ألا يشارك ما يحدث في العمل خارجًا.
ماذا يجب أن تلاحظ عند البحث عن سكرتير؟
قبل نشر إعلان يقول "أبحث عن سكرتير" أو الاتصال بشركة موارد بشرية لطلب سكرتير بالخصائص المطلوبة، يجب عليك إعداد قائمة كاملة بالصفات المرغوبة. هذه هي الخطوة الأولى التي يجب القيام بها عندما تكون هناك حاجة لأي موظف. إذا أخذت بعض الوقت للتفكير في هذا، فلن تفوت قائمتك على الأقل العناصر المهمة، ولن تضيع الوقت في مقابلة مرشحين غير مناسبين لك.
يجب أن تنتبه إلى ما إذا كان المرشحون الذين تقابلهم يعرفون كيفية ارتداء الملابس، والجلوس، والوقوف بشكل صحيح، وما إذا كانوا يتحدثون بتعبير واضح. هذا مهم بشكل خاص إذا كان سكرتيرك سيتعامل مع عملائك وضيوفك.
يجب أن تستفسر عما إذا كان المرشحون يعرفون كيفية استخدام برامج المكتب والمعدات المكتبية الأساسية اللازمة لعملك.
إذا كنت تريد من سكرتيرك أيضًا التعامل مع المهام المحاسبية، يجب أن تتأكد من أنهم على دراية في هذا المجال.
يجب أن تسأل عما إذا كان المرشح الذي قابلته سيلتزم بانتظام بساعات العمل وما إذا كان يمكنه التكيف مع ساعات العمل المرنة إذا لزم الأمر.
يجب أن تتأكد من أن المرشحين مناسبين للعمل من الناحية البدنية والعقلية.
سكرتير يتحدث لغة أجنبية
تفضل بعض الشركات المرشحين السكرتير الذين يتحدثون لغات أجنبية. بينما يتم البحث بشكل أساسي عن المرشحين الذين يتحدثون الإنجليزية، فإن الأشخاص الذين يتحدثون لغات مثل الروسية والصينية والألمانية والفرنسية أيضًا مطلوبون.
سكرتير خريج جامعة
يمكن لخريجي المدارس الثانوية أيضًا العثور على العديد من الوظائف بين إعلانات السكرتير. ومع ذلك، تفضل بعض الشركات توظيف سكرتير خريج جامعة الذين حصلوا على تعليم عالٍ في مجالات مثل الأعمال، المحاسبة، إدارة المكاتب، وعلوم الكمبيوتر.
مساعد المدير
يمكن أن تكون الفروق بين السكرتير ومساعد المدير موضوع نقاش في بعض الأحيان. يدعي بعض الأشخاص أن هذين العملين هما نفس الشيء، لكن في الواقع ليس الأمر كذلك. يجب أن يمتلك مساعد المدير ميزات إضافية بجانب المهام التي يقوم بها السكرتير. على سبيل المثال، من المتوقع أن يتحدث عدة لغات أجنبية وأن يتواصل مع الضيوف الأجانب للمدير، وأن يعد عروضًا مثيرة للاهتمام للاجتماعات في وقت قصير، وأن يمثل الشركة بشكل مثالي في أي منظمة بمظهره وسلوكه وكلامه.
يجب أن يكون مساعد المدير الجيد دائمًا أنيقًا ومهتمًا بمظهره. يجب أن يكون لديه القدرة على اتخاذ المبادرة، وأن يكون قادرًا على اتخاذ القرارات نيابة عن المدير عند الحاجة. يجب أن يذكر المدير بكل شيء من المقابلات والاجتماعات إلى المناسبات الخاصة مثل ذكرى الزواج. يجب أن يسهل على الأقل المهام التي لا يستطيع المدير تخصيص الوقت لها أو التركيز عليها.
تفضل الشركات الكبرى، وخاصة كبار المديرين، العمل مع مساعدي المدير الذين تلقوا تدريبًا في المحاسبة الأساسية، والعلاقات العامة، وأحيانًا علم النفس. مساعد المدير هو عمل يتطلب مسؤولية عالية وضغطًا. يرتبط أداء المدير ونجاحه بأداء المساعد.
العثور على سكرتير / مساعد مدير مع داملا للاستشارات
كشركة ذات تاريخ محترم يمتد لـ 25 عامًا في قطاع الموارد البشرية، يسعدنا تحديد وتوصيلك بأكثر المرشحين ملاءمة لاحتياجات موظفي المكتب لشركتك.
إذا كنت تبحث عن مساعد مدير أو سكرتير، يرجى الاتصال بنا وشرح ما هي الخصائص التي تريد أن يمتلكها المرشح. ما هي البرامج المكتبية التي يجب أن يعرفها؟ إذا كان يجب أن يتحدث لغة أجنبية، فما هي تلك اللغة؟ ما هي الفئة العمرية التي يجب أن تكون؟ إذا أبلغتنا عن هذه المواضيع وما شابه، سنجد مرشحًا من محفظتنا يتناسب مع معاييرك في أقرب وقت ممكن وسنقوم بترتيب اجتماع لتوصيلك.
