7 советов по повышению вашей продуктивности на работе

Как бы вы ни любили свою работу, могут быть различные причины, по которым ваша продуктивность не достигает достаточного уровня или вы не можете полностью реализовать свой потенциал. Это очень человеческая ситуация, и если на нее не обратить внимания, это может привести к накоплению незавершенных задач, повышению уровня стресса, упущению возможностей для карьерного роста и, в худшем случае, к необходимости покинуть свою работу. Чтобы повысить продуктивность на рабочем месте, вам следует принять философию "работать не больше, а эффективнее". Так как же вы можете отразить этот подход в своей профессиональной жизни? Вот 7 эффективных советов, которые помогут вам повысить продуктивность и кардинально изменить вашу рабочую жизнь.

1. Измеряйте и ограничивайте время, потраченное на определенные задачи.

Вы можете думать, что прекрасно осведомлены о том, сколько времени вы тратите на каждую задачу, но будьте уверены, что не вы один контролируете свое время. Исследования показывают, что только 17% работников могут точно оценить, сколько времени они тратят на определенные задания. Чаще всего мы недооценим время, необходимое для выполнения простой задачи, и, наоборот, переоцениваем время, необходимое для более сложных задач.

Чтобы преодолеть эту проблему, загрузите на свой смартфон или рабочий компьютер приложение для таймера, чтобы точно измерить время, потраченное на основные и второстепенные задачи, что поможет вам выявить точки неэффективности. Если вы заметите, что тратите слишком много времени на некоторые задачи, вы можете установить разумные временные рамки и интервалы для завершения задач, даже если у них нет конкретного срока. Например, вы можете проверять электронную почту всего два раза в день, выделяя на это по 15 минут каждый раз.

2. Делайте регулярные и достаточные перерывы.

Непрерывная работа в течение дня утомляет ваш мозг, замедляет ваши когнитивные функции и снижает вашу продуктивность. Чтобы повысить рабочую продуктивность, убедитесь, что вы регулярно и в достаточном объеме делаете перерывы. Помните, наш мозг не предназначен для постоянной работы на высокой производительности. Короткие перерывы позволяют мозгу обновиться и восстановить способность к концентрации.

Когда вы чувствуете себя перегруженным, 5-минутный короткий перерыв или небольшая прогулка по офису могут помочь вам найти решение проблемы, над которой вы работали в течение нескольких часов. Однако, особенно если вы работаете за компьютером, лучше избегать проверки социальных сетей или серфинга в интернете во время перерывов и вместо этого выбирать варианты, которые отвлекут вас от работы. Немного свежего воздуха, отдых для глаз, мечты или короткий разговор с коллегой — это гораздо более эффективные способы перезагрузить ваш мозг.

3. Применяйте правило двух минут.

Правило двух минут было разработано известным предпринимателем Стивом Олански для тех, кто хочет стать более продуктивным на работе. Согласно этому правилу, если вы считаете, что задача, которая перед вами, может быть выполнена за менее двух минут, вы должны выполнить ее немедленно, как только она попадает к вам в руки.

Это простое правило помогает предотвратить накопление мелких задач. Исследование продуктивности и производительности, проведенное в США, доказало, что такие мелкие задачи требуют больше времени, когда их откладывают, чем когда их выполняют сразу. Откладывание мелких задач создает нагрузку на ум и затрудняет сосредоточение на более важных задачах. Применяя это правило, вы быстро очищаете свой список задач и избавляетесь от умственной нагрузки, создаваемой этими задачами.

4. Не занимайтесь несколькими делами одновременно (избегайте многозадачности).

Хотя некоторые работодатели и менеджеры все еще поощряют многозадачность, эксперты-психологи согласны с тем, что это приводит к потере времени и снижению продуктивности. Согласно многим исследованиям, люди не могут сосредоточиться на нескольких задачах одновременно; вместо этого они быстро переключают внимание с одной задачи на другую. Во время этих переключений энергия и внимание мозга рассеиваются, что увеличивает вероятность ошибок и удлиняет время выполнения каждой задачи.

Чтобы поддерживать свою производительность на высоком уровне, вы можете расставить приоритеты в своих задачах и сосредоточиться на одной задаче в определенный период времени. Создание списка задач на день или неделю и последовательное выполнение задач из этого списка устраняет стресс и неэффективность, связанные с многозадачностью.

5. Используйте время в пути с пользой.

Эффективное использование времени, проведенного в пути на работу, в автомобиле, на автобусе или в метро, является отличной возможностью для планирования вашего дня. Просмотр списка дел в уме перед началом рабочего дня и определение, какие задачи являются срочными или приоритетными, поможет вам чувствовать себя гораздо более уверенно, когда вы начнете работать.

Чтобы сделать этот процесс еще более эффективным, вы можете слушать аудиокниги, подкасты или отраслевые новости, чтобы оставаться в курсе событий. Кроме того, вы можете решить простые электронные письма или просмотреть свои заметки к встречам, пока находитесь в пути. Эти небольшие шаги помогут вам начать день с опережением.

6. Отключите все уведомления.

Уведомления от приложений, таких как WhatsApp, Facebook, Instagram, на вашем телефоне или компьютере во время работы могут отвлекать вас и снижать вашу продуктивность, даже если вы не отвечаете на них сразу. Каждый звук уведомления или визуальное оповещение отвлекает ваш мозг от основной работы и нарушает вашу концентрацию. Это требует дополнительных времени и энергии, чтобы снова сосредоточиться на задаче.

Чтобы избежать этого, оставьте включенными уведомления только для приложений, которые вы используете для корпоративной электронной почты. Отключите уведомления для всех других социальных сетей и мессенджеров. По возможности, поставьте телефон на беззвучный режим и уберите его подальше от рабочего стола. Этот простой, но эффективный метод поможет вам создать непрерывный поток работы.

7. Работайте в циклах по 90 минут.

Исследование, проведенное в Государственном университете Флориды, показало, что спортсмены, музыканты, шахматисты и многие другие профессионалы, работающие без перерыва не более 90 минут,, были более продуктивны, чем те, кто работал более 90 минут подряд. Это показывает, что человеческий мозг работает наиболее эффективно в задачах, требующих высокой концентрации, примерно в течение 90 минут.

Чтобы повысить продуктивность на рабочем месте, установите будильник на своем телефоне на полтора часа вперед, и когда это время истечет, независимо от того, насколько вы погружены в задачу, встаньте и сделайте короткий перерыв. Этот перерыв позволит вашему мозгу отдохнуть и подготовиться к следующему 90-минутному циклу. Регулярное применение этих циклов поможет вам сохранить энергию и концентрацию в течение всего дня. С этим подходом вы сможете демонстрировать свою максимальную производительность в течение всего дня, а не уставать.