7 Conseils pour Augmenter Votre Productivité au Travail

Peu importe à quel point vous aimez votre travail, il peut y avoir des moments où vous pensez que votre productivité n'atteint pas le niveau souhaité ou que vous ne parvenez pas à réaliser pleinement votre potentiel. C'est une situation très humaine, mais si elle n'est pas abordée, elle peut entraîner une accumulation de tâches à faire, une augmentation de votre niveau de stress, des occasions de promotion manquées et, dans le pire des cas, vous obliger à quitter votre emploi. La meilleure chose que vous puissiez faire pour augmenter votre productivité au travail est d'adopter la philosophie de "travailler de manière plus efficace, pas plus". Alors, comment pouvez-vous appliquer cette approche, qui est sur toutes les lèvres ces dernières années, à votre vie professionnelle ? Voici 7 conseils efficaces qui augmenteront votre productivité et transformeront radicalement votre vie professionnelle.

1. Mesurez et Limitez le Temps Passé sur Certaines Tâches.

Vous pourriez penser que vous êtes parfaitement conscient du temps que vous consacrez à chaque tâche, mais soyez assuré que vous n'êtes pas le seul à penser avoir le contrôle du temps. Des études montrent que seulement 17 % des employés peuvent faire des estimations précises sur le temps qu'ils consacrent à certaines tâches. Souvent, nous sous-estimons le temps nécessaire pour accomplir une tâche simple et, à l'inverse, nous passons trop de temps sur des tâches plus complexes.

Pour surmonter ce problème, télécharger une application de chronomètre sur votre smartphone ou votre ordinateur de travail pour mesurer précisément le temps que vous passez sur les tâches principales et secondaires vous aidera à identifier les points de non-productivité. Si vous réalisez que vous passez trop de temps sur certaines tâches, vous pouvez établir des délais raisonnables même pour les tâches sans date limite afin de répartir votre charge de travail de manière équilibrée. Par exemple, vous pouvez décider de vérifier vos e-mails seulement deux fois par jour, en consacrant 15 minutes à chaque fois.

2. Prenez des Pauses Régulières et Suffisantes.

Travailler sans relâche tout au long de la journée fatigue votre cerveau, ralentit vos fonctions cognitives et diminue votre productivité. Assurez-vous de prendre des pauses régulières et suffisantes pour augmenter votre productivité. N'oubliez pas que notre cerveau n'est pas conçu pour fonctionner à haute performance en continu. De courtes pauses permettent au cerveau de se régénérer et de retrouver sa capacité de concentration.

Dans les moments où vous vous sentez accablé, une courte pause de 5 minutes ou une petite marche dans le bureau peut vous aider à trouver une solution au problème sur lequel vous travaillez depuis des heures. Cependant, surtout si vous travaillez devant un ordinateur, il serait bénéfique de vous éloigner des options qui vous distraient, comme vérifier vos réseaux sociaux ou naviguer sur Internet pendant vos pauses. Prendre un peu d'air frais, reposer vos yeux, rêvasser ou discuter brièvement avec un collègue sont des méthodes beaucoup plus efficaces pour réinitialiser votre cerveau.

3. Appliquez la Règle des Deux Minutes.

La règle des deux minutes, développée par l'entrepreneur célèbre Steve Olanski, est une application simple mais efficace pour ceux qui souhaitent être plus productifs au travail. Selon cette règle, si vous pensez qu'une tâche peut être accomplie en moins de deux minutes, vous devez la terminer immédiatement, dès que vous en avez l'occasion.

Cette règle simple vous aide à éviter l'accumulation de petites tâches. Une étude sur la productivité et la performance menée aux États-Unis a prouvé que ces petites tâches prennent plus de temps lorsqu'elles sont remises à plus tard que lorsqu'elles sont effectuées immédiatement. Remettre à plus tard les petites tâches crée une charge mentale et rend difficile la concentration sur les tâches réellement importantes. En appliquant cette règle, vous pouvez rapidement vider votre liste de tâches et vous libérer du poids mental que ces tâches créent.

4. Ne Multitâchez Pas (Évitez le Multitasking).

Le multitasking, ou le fait de travailler sur plusieurs tâches en même temps, est encore encouragé par certains employeurs et managers, mais les psychologues s'accordent à dire que c'est une pratique qui fait perdre du temps et diminue la productivité. Selon de nombreuses études, les gens ne peuvent pas se concentrer sur plusieurs tâches à la fois ; au lieu de cela, ils déplacent rapidement leur attention d'une tâche à l'autre. Pendant ces transitions, l'énergie et l'attention du cerveau sont divisées, ce qui augmente la probabilité d'erreurs et prolonge le temps nécessaire pour terminer chaque tâche.

Pour maintenir votre performance au travail à son niveau le plus élevé, vous pouvez prioriser vos tâches et choisir de vous concentrer sur une seule tâche à la fois pendant une période donnée. Créer une liste de tâches quotidienne ou hebdomadaire et compléter les tâches de cette liste dans l'ordre permet d'éliminer le stress et l'inefficacité liés au multitasking.

5. Évaluez le Temps Passé en Déplacement.

Utiliser efficacement le temps que vous passez dans votre voiture, dans un service de navette ou dans les transports en commun pour aller au travail est une excellente occasion de planifier votre journée. Passer en revue mentalement votre liste de choses à faire avant de commencer votre journée, décider quelles tâches sont urgentes ou prioritaires vous fera vous sentir beaucoup plus à l'aise lorsque vous commencerez à travailler.

Pour rendre ce processus encore plus efficace, vous pouvez écouter des livres audio, des podcasts ou des nouvelles sectorielles pour rester à jour. De plus, traiter des e-mails simples qui peuvent être rapidement répondus ou passer en revue vos notes de réunion sont quelques-unes des choses que vous pouvez faire en déplacement. Ces petites étapes vous permettent de commencer la journée avec une longueur d'avance.

6. Désactivez Toutes les Notifications.

Lorsque vous travaillez, les notifications provenant d'applications comme WhatsApp, Facebook, Instagram sur votre téléphone ou votre ordinateur peuvent distraire votre attention et diminuer votre productivité, même si vous ne répondez pas immédiatement. Chaque son de notification ou alerte visuelle détourne votre cerveau de votre tâche principale et perturbe votre concentration. Cela nécessite un temps et une énergie supplémentaires pour se reconcentrer sur une tâche.

Pour éviter cela, laissez uniquement les notifications des applications que vous utilisez pour les e-mails internes de l'entreprise. Désactivez les notifications de toutes les autres applications de médias sociaux et de messagerie instantanée. Si possible, mettez votre téléphone en mode silencieux et éloignez-le de votre bureau. Cette méthode simple mais efficace vous aidera à créer un flux de travail ininterrompu.

7. Travaillez par Cycles de 90 Minutes.

Une étude menée à l'Université d'État de Floride a révélé que les athlètes, musiciens, joueurs d'échecs et d'autres professionnels qui travaillent sans interruption pendant 90 minutes sont plus productifs que ceux qui travaillent plus de 90 minutes d'affilée. Cela montre que le cerveau humain fonctionne de manière optimale pour des tâches nécessitant une concentration élevée pendant environ 90 minutes.

Pour augmenter votre productivité au travail, réglez l'alarme de votre téléphone une heure et demie après le début de votre travail, et lorsque ce temps est écoulé, quelle que soit votre immersion dans la tâche, levez-vous et prenez une courte pause. Cette pause permettra à votre cerveau de se reposer et de se préparer pour le prochain cycle de 90 minutes. Appliquer régulièrement ces cycles vous aidera à maintenir votre énergie et votre concentration tout au long de la journée. Avec cette approche, vous pourrez maintenir votre performance à son maximum par intervalles réguliers, au lieu de vous épuiser tout au long de la journée.