7 نصائح لزيادة إنتاجيتك في العمل

مهما كنت تحب عملك، قد تجد أن إنتاجيتك لا تصل إلى المستوى المطلوب لأسباب مختلفة أو أنك لا تحقق إمكانياتك بالكامل. هذه حالة إنسانية بحتة، ولكن إذا لم يتم التعامل معها، فقد تؤدي إلى تراكم الأعمال التي يجب عليك القيام بها، وزيادة مستوى التوتر لديك، وفقدان فرص التقدم التي تظهر أمامك، وفي أسوأ الأحوال، قد تضطر إلى ترك عملك. أفضل شيء يمكنك القيام به لزيادة الإنتاجية في مكان العمل هو تبني فلسفة "العمل بشكل أكثر كفاءة وليس أكثر". فكيف يمكنك تطبيق هذه الفلسفة التي أصبحت شائعة في السنوات الأخيرة في حياتك المهنية؟ إليك 7 نصائح فعالة ستزيد من إنتاجيتك وتغير حياتك العملية بشكل جذري.

1. قياس وتحديد الوقت الذي تقضيه في مهام معينة.

قد تعتقد أنك على دراية تامة بالوقت الذي تقضيه في كل مهمة، لكن تأكد أنك لست الشخص الوحيد الذي يعتقد أنه يتحكم في الوقت. أظهرت الأبحاث أن 17% فقط من الموظفين يمكنهم تقديم تقديرات دقيقة للوقت الذي يقضونه في مهام معينة. غالبًا ما نقلل من الوقت الذي نقضيه في إكمال المهام البسيطة، بينما نخصص وقتًا أكثر من اللازم للمهام الأكثر تعقيدًا.

لتجاوز هذه المشكلة، يمكنك تحميل تطبيق مؤقت على هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك لقياس الوقت الذي تقضيه في المهام الرئيسية والثانوية بدقة، مما سيساعدك على تحديد النقاط التي تسبب عدم الكفاءة. إذا لاحظت أنك تقضي وقتًا طويلاً في بعض المهام، يمكنك تحديد فترات زمنية معقولة حتى للمهام التي ليس لها مواعيد نهائية، مما يساعدك على توزيع عبء العمل بشكل متوازن. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص 15 دقيقة فقط مرتين في اليوم للتحقق من البريد الإلكتروني.

2. خذ فترات راحة منتظمة وكافية.

العمل بلا توقف طوال اليوم يرهق عقلك، مما يؤدي إلى تباطؤ وظائفك الإدراكية وانخفاض إنتاجيتك. تأكد من أنك تأخذ فترات راحة منتظمة وكافية لزيادة إنتاجيتك في العمل. تذكر، عقولنا ليست مصممة للعمل بأداء عالٍ باستمرار. الفترات القصيرة من الراحة تسمح للعقل بتجديد نفسه واستعادة قدرته على التركيز.

عندما تشعر بالإرهاق، يمكن أن تساعدك فترة راحة قصيرة مدتها 5 دقائق أو نزهة صغيرة داخل المكتب في العثور على حل للمشكلة التي كنت تعمل عليها لساعات. ومع ذلك، إذا كنت تعمل على الكمبيوتر، سيكون من الأفضل أن تتجنب التحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو التصفح على الإنترنت خلال فترات الراحة، وبدلاً من ذلك، اختر خيارات تساعدك على الابتعاد عن العمل. أخذ بعض الهواء النقي، إراحة عينيك، التخيل، أو الدردشة القصيرة مع زميل، هي طرق أكثر فعالية لإعادة ضبط عقلك.

3. طبق قاعدة الدقيقتين.

قاعدة الدقيقتين هي تطبيق بسيط ولكنه فعال تم تطويره من قبل رائد الأعمال الشهير ستيف أولانسكي للأشخاص الذين يرغبون في أن يكونوا أكثر كفاءة في العمل. وفقًا لهذه القاعدة، إذا كنت تعتقد أن المهمة التي أمامك ستستغرق أقل من دقيقتين، يجب عليك إكمالها على الفور، بمجرد أن تتاح لك الفرصة.

تساعدك هذه القاعدة البسيطة على تجنب تراكم الأعمال الصغيرة. أظهرت دراسة حول الإنتاجية والأداء في الولايات المتحدة أن هذه الأنواع من الأعمال الصغيرة تأخذ وقتًا أطول عندما يتم تأجيلها مقارنةً بإكمالها على الفور. تأجيل الأعمال الصغيرة يخلق عبئًا ذهنيًا ويجعل من الصعب التركيز على المهام الأكثر أهمية. من خلال تطبيق هذه القاعدة، يمكنك بسرعة تفريغ قائمة مهامك والتخلص من العبء الذهني الذي تسببه تلك الأعمال.

4. تجنب القيام بعدة مهام في نفس الوقت (تجنب تعدد المهام).

على الرغم من أن بعض أصحاب العمل والمديرين لا يزالون يشجعون على العمل على عدة مهام في نفس الوقت، فإن علماء النفس المتخصصين يتفقون على أن هذه الممارسة تسبب إهدار الوقت وتقلل من الإنتاجية. وفقًا للعديد من الأبحاث، لا يمكن للناس التركيز على أكثر من مهمة واحدة في نفس الوقت؛ بدلاً من ذلك، يقومون بتحويل انتباههم بسرعة من مهمة إلى أخرى. خلال هذه الانتقالات، يتم تقسيم طاقة واهتمام الدماغ، مما يزيد من احتمالية ارتكاب الأخطاء ويطيل من الوقت المستغرق لإكمال كل مهمة.

للحفاظ على أدائك في أعلى مستوى في مكان العمل، يمكنك ترتيب مهامك حسب الأولوية وتفضيل التركيز على مهمة واحدة فقط في فترة زمنية معينة. إنشاء قائمة مهام يومية أو أسبوعية وإكمال المهام المدرجة فيها بالتسلسل يساعد على القضاء على التوتر وعدم الكفاءة الناتجة عن تعدد المهام.

5. استغل الوقت الذي تقضيه في الطريق.

استخدام الوقت الذي تقضيه في السيارة أو في وسائل النقل العامة بشكل فعال هو فرصة رائعة لتخطيط يومك. مراجعة قائمة المهام الخاصة بك ذهنيًا قبل بدء العمل في الصباح، وتحديد المهام العاجلة أو ذات الأولوية، سيساعدك على الشعور براحة أكبر عند بدء العمل.

لجعل هذه العملية أكثر فعالية، يمكنك الاستماع إلى كتب صوتية، أو بودكاست، أو أخبار صناعية لتبقى على اطلاع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا معالجة رسائل البريد الإلكتروني البسيطة التي يمكن الرد عليها بسرعة أو مراجعة ملاحظات الاجتماع، وهذه مجرد بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء الطريق. هذه الخطوات الصغيرة تساعدك على بدء يومك بخطوة للأمام.

6. أغلق جميع الإشعارات.

الإشعارات الواردة من تطبيقات مثل WhatsApp وFacebook وInstagram على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء العمل يمكن أن تشتت انتباهك وتقلل من إنتاجيتك، حتى لو لم ترد عليها على الفور. كل صوت أو تنبيه بصري للإشعار يبعد عقلك عن عملك الأساسي ويعطل تركيزك. هذا يتطلب منك بذل المزيد من الوقت والطاقة للتركيز مرة أخرى على المهمة.

لتجنب ذلك، اترك إشعارات التطبيقات التي تستخدمها فقط للبريد الإلكتروني الداخلي للشركة مفتوحة. أغلق إشعارات جميع تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات المراسلة الفورية الأخرى. إذا كان ذلك ممكنًا، ضع هاتفك في وضع الصامت واحتفظ به بعيدًا عن مكتبك. هذه الطريقة البسيطة ولكن الفعالة ستساعدك على خلق تدفق عمل مستمر.

7. اعمل في دورات مدتها 90 دقيقة.

أظهرت دراسة أجريت في جامعة ولاية فلوريدا أن الرياضيين والموسيقيين ولاعبي الشطرنج وغيرهم من الأشخاص في مجالات العمل الذين يعملون دون انقطاع لمدة 90 دقيقة هم أكثر إنتاجية من أولئك الذين يعملون لأكثر من 90 دقيقة في جلسة واحدة. هذا يظهر أن الدماغ البشري يعمل بأعلى كفاءة في الأعمال التي تتطلب تركيزًا عاليًا لمدة حوالي 90 دقيقة.

لزيادة إنتاجيتك في العمل، قم بضبط منبه هاتفك على ساعة ونصف عند بدء العمل، وعندما تنتهي هذه الفترة، بغض النظر عن مدى انغماسك في المهمة، قم بالوقوف وأخذ فترة راحة قصيرة. ستساعد هذه الفترة على راحة دماغك والاستعداد للدورة التالية التي مدتها 90 دقيقة. تطبيق هذه الدورات بانتظام سيساعدك على الحفاظ على طاقتك وتركيزك طوال اليوم. بهذه الطريقة، يمكنك تقديم أفضل أداء لديك بشكل منتظم بدلاً من الشعور بالإرهاق طوال اليوم.