7 نصائح لزيادة إنتاجيتك في العمل

بغض النظر عن مدى حبك لعملك، قد تكون هناك أوقات تشعر فيها أن إنتاجيتك ليست على مستوى كافٍ أو أنك لا تحقق إمكاناتك بالكامل لأسباب مختلفة. بينما تعتبر هذه حالة إنسانية جدًا، إذا لم يتم التعامل معها، فقد تؤدي إلى تراكم المهام، وزيادة مستويات التوتر، وفقدان فرص التقدم، وفي أسوأ الأحوال، الاضطرار إلى ترك عملك. أفضل شيء يمكنك القيام به لزيادة الإنتاجية في العمل هو تبني فلسفة "العمل ليس أكثر، بل بشكل أكثر كفاءة". إذن، كيف يمكنك عكس هذا النهج، الذي كان على لسان الجميع في السنوات الأخيرة، في حياتك المهنية؟

1. قياس وتحديد الوقت الذي تقضيه في مهام معينة.

قد تعتقد أنك على دراية كبيرة بمدى الوقت الذي تقضيه في أي مهمة، وكن مطمئنًا، لست الشخص الوحيد الذي يعتقد أنه يتحكم في وقته. ومع ذلك، تظهر الأبحاث أن حوالي 17% فقط من الموظفين يمكنهم تقدير الوقت الذي يخصصونه لمهام معينة بدقة. من خلال تنزيل تطبيق ساعة توقيت على هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكنك قياس الوقت الذي تقضيه في المهام الرئيسية والثانوية بدقة، مما سيساعدك على فهم ما إذا كان لديك مشكلة في هذا المجال.

إذا أدركت أنك تقضي وقتًا أكثر مما هو ضروري أو أكثر مما كنت تعتقد في مهام معينة، يمكنك تحديد أطر زمنية معقولة لفعل المهام التي ليس لها موعد نهائي، وبالتالي توزيع عبء العمل الخاص بك بشكل متوازن.

2. خذ فترات راحة منتظمة وكافية.

العمل دون توقف طوال اليوم يرهق عقلك ويؤدي إلى انخفاض إنتاجيتك. التأكد من أنك تأخذ فترات راحة كافية هو أفضل شيء يمكنك القيام به لزيادة كفاءة العمل. يمكن أن تساعدك فترة راحة قصيرة مدتها 5 دقائق عندما تشعر بالإرهاق أو نزهة صغيرة داخل المكتب في العثور على حل للمشكلة التي كنت تعمل عليها لساعات. ومع ذلك، خاصة إذا كنت تعمل على الكمبيوتر، سيكون من المفيد الانخراط في خيارات ستبعد ذهنك عن العمل خلال فترات الراحة (مثل الحصول على بعض الهواء النقي، أو إراحة عينيك، أو التخيل، أو الدردشة مع زملائك) بدلاً من التحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك أو تصفح الإنترنت.

3. تطبيق قاعدة الدقيقتين.

قاعدة الدقيقتين هي تطبيق تم تطويره من قبل رائد الأعمال الشهير ستيف أولانسكي لأولئك الذين يرغبون في أن يكونوا أكثر كفاءة في العمل. وفقًا لهذه القاعدة، إذا كنت تعتقد أن المهمة التي تأتي في طريقك يمكن إكمالها في أقل من دقيقتين، يجب عليك إكمالها على الفور، بمجرد أن تأتي إلى يديك. وقد أثبتت دراسة حول الإنتاجية والأداء أجريت في الولايات المتحدة أن هذه الأنواع من المهام الصغيرة تأخذ وقتًا أكثر عندما يتم تأجيلها مقارنةً بإكمالها على الفور.

4. لا تحاول التعامل مع مهام متعددة في نفس الوقت.

على الرغم من أن حالة العمل على مهام متعددة في وقت واحد، والمعروفة أيضًا باسم التعددية، لا تزال مشجعة من قبل بعض أصحاب العمل والمديرين، يتفق علماء النفس الخبراء على أنها ممارسة تضيع الوقت وتقلل من الإنتاجية. للحفاظ على أدائك في أعلى مستوى في مكان العمل، يمكنك تفضيل ترتيب مهامك حسب الأولوية والتركيز على مهمة واحدة فقط ضمن إطار زمني معين.

5. استغل الوقت الذي تقضيه في الطريق.

استخدام الوقت الذي تقضيه في سيارتك، أو الحافلة، أو وسائل النقل العامة في طريقك إلى العمل لتنظيم المهام التي ستقوم بها خلال اليوم سيجعلك تشعر براحة أكبر عندما تبدأ عملك. التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني البسيطة التي يمكن الرد عليها على الفور أو تحديد أي من مهامك عاجلة أو ذات أولوية لهذا اليوم هي مجرد بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها في الطريق.

6. قم بإيقاف الإشعارات.

يمكن أن تشتت الإشعارات من تطبيقات مثل WhatsApp وFacebook وInstagram على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء العمل انتباهك وتقلل من إنتاجيتك، حتى لو لم ترد عليها على الفور. لتجنب ذلك، حاول إيقاف تشغيل الإشعارات لجميع التطبيقات باستثناء رسائل البريد الإلكتروني الداخلية التي تستخدمها عند دخولك مكان العمل.

7. اعمل في دورات مدتها 90 دقيقة.

أظهرت دراسة أجريت في جامعة ولاية فلوريدا أن الرياضيين والموسيقيين ولاعبي الشطرنج والعديد من الأشخاص من مجالات العمل الأخرى الذين يعملون دون انقطاع لمدة 90 دقيقة كحد أقصى أكثر إنتاجية من أولئك الذين يعملون لأكثر من 90 دقيقة في المرة الواحدة. لزيادة الإنتاجية في العمل، قم بضبط منبه هاتفك لمدة ساعة ونصف عندما تبدأ العمل، وعندما تنتهي هذه المدة، بغض النظر عن مدى انغماسك في المهمة الحالية، قم بالوقوف وأخذ استراحة قصيرة.