الأشخاص الذين يجيبون على هواتف المديرين، وينظمون المواعيد، وأحيانًا يقدمون الخدمة لأنفسهم ولضيوفهم كانوا يُطلق عليهم في السابق سكرتير. اليوم، لم يعد هذا المصطلح مستخدمًا على نطاق واسع، ولم يتغير فقط الكلمة، بل أيضًا نطاق العمل. الأفراد في نفس المنصب يعرفون الآن باسم مساعدي المديرين. في السابق، كانت السكرتارية عملاً يُعتبر قليل القيمة، ولكن الآن، يُعتبر العديد من مساعدي المديرين الذين حصلوا على تعليم عالٍ "مدير المدير"، وأصبح العمل الذي يقومون به أكثر احترامًا وقيمة. فما هي الصفات اللازمة لتكون مساعد مدير جيد؟ يمكنك العثور على معلومات حول هذا الموضوع أدناه:
*مهارات التنظيم هي سمة يجب أن يمتلكها مساعد المدير. إذا كنت بارعًا في هذا المجال، يمكنك جدولة جدول أعمال مديرك، واجتماعاته، ومواعيده بشكل فعال وفي الأوقات المناسبة.
*لكي تكون مساعد مدير ناجح، تحتاج إلى أن تكون لديك مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة. الرد على الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية بدقة واحترافية، بالإضافة إلى إجراء محادثات مهذبة، مثيرة للإعجاب، ومقنعة مع الضيوف القادمين، هو جزء مهم من هذه الوظيفة.
*تأكد من تخصيص وقت لتعلم لغة أجنبية. معرفة لغة أو لغتين أجنبيتين يمنحك ميزة كبيرة في هذه المهنة.
*يجب أن تكون معرفتك بالكمبيوتر على مستوى معين. القدرة على الكتابة بسرعة وإتقان البرامج المكتبية الأساسية تزيد من قيمتك.
*وفقًا للعديد من المديرين، يجب أن يمتلك مساعد المدير الجيد روحًا بحثية. قم بإجراء أبحاث تتعلق بعملك والصناعة التي تعمل فيها، وابتكر أفكارًا. لماذا لا تأتي بفكرة ستدفع الشركة التي تعمل بها إلى الأمام؟
*كونك ماهرًا في إدارة النزاعات هو أيضًا من الصفات المهمة التي ستساعدك على إثبات نفسك في هذه المهنة. يجب أن تكون قادرًا على استشعار وجود خلاف بين الموظفين والمديرين مسبقًا واتخاذ تدابير وقائية.
*ثق بنفسك حتى يثق بك الآخرون أيضًا. تصرف دائمًا بصدق. كن شخصًا واثقًا وموثوقًا. ستكون الجوانب الصعبة في عملك هي الجوانب التي يصعب إدارتها من مديرك؛ في مثل هذه الحالات، لا تفقد حماسك أو تستسلم. للتغلب على العقبات، تحتاج إلى أن تكون إيجابيًا ومتفائلًا، وتؤمن بأنك تستطيع التغلب عليها، وتولد أفكارًا حول كيفية القيام بذلك.
*حتى لو كنت تثق بذاكرتك كثيرًا، قم بتطوير عادة تدوين الملاحظات.
*تحتاج إلى إنشاء فريق مع مديرك، مما يتطلب منك اتخاذ المبادرة. يجب أن تواكب إيقاع قائدك، وتحاول رؤية الأمور من وجهة نظره، وأن تكون قادرًا على اتخاذ القرارات نيابة عنه عند الحاجة.
*لا تتوقع ألا ترتكب أخطاء أبدًا؛ فالإنسان يخطئ. كن حذرًا جدًا لعدم تكرار نفس الخطأ؛ فهذا هو المهم.
*أخيرًا: لكي تكون مساعد مدير فعالًا، قيمًا، ومُقدَّرًا، وأيضًا لتشعر بالراحة، يجب أن تحب عملك.
حياة العمل والمهنة
